Cách chốt số khách dự tiệc cưới để không đặt dư hay thiếu bàn

Gần tới ngày cưới, câu hỏi khó nhất thường không phải là mặc gì mà là "rốt cuộc bao nhiêu người đến?". Đặt dư thì tốn tiền cho mâm cỗ bỏ trống, đặt thiếu thì khách đến không có chỗ ngồi. Bài này gợi ý một cách làm đơn giản để chốt số khách sát thực tế, từ lúc lên danh sách tới ngày báo số cuối với nhà hàng.

Vì sao số khách luôn khó đoán?

Trước đây, cách duy nhất là gọi điện hỏi từng người, và nhiều khách ngại nói không. Một số lý do khiến con số dễ lệch:

• Khách nhận thiệp nhưng không báo đi hay không.
• Một người được mời nhưng đi cùng vợ chồng, con cái.
• Khách ở xa quyết định vào phút cuối.
• Bố mẹ mời thêm người mà cô dâu chú rể không biết.

Vì vậy mục tiêu không phải là đoán đúng tuyệt đối, mà là có dữ liệu sớm và có khoảng dự phòng hợp lý.

Bước 1: Lập danh sách theo nhóm

Đừng chỉ ghi tên. Hãy chia khách thành các nhóm để dễ ước lượng, vì mỗi nhóm có khả năng đến khác nhau:

Tỉ lệ khách đến thực tế khác nhau tuỳ gia đình, vùng miền và ngày tổ chức. Cách đáng tin nhất là hỏi nhà hàng hoặc người thân vừa tổ chức ở cùng khu vực, thay vì áp một con số có sẵn.

Bước 2: Xin xác nhận ngay trong thiệp

Khách sẽ trả lời nhiều hơn nếu việc đó chỉ mất vài giây. Với thiệp cưới online, khách bấm nút xác nhận ngay trên điện thoại, chọn có đến hay không và đi mấy người, thay vì phải nhắn tin riêng cho bạn.

Bạn nên thêm một câu nhẹ nhàng trong lời mời:

Để gia đình chuẩn bị chu đáo, mong anh chị bấm xác nhận giúp tụi em trước ngày [ngày].

Đặt hạn cụ thể giúp khách trả lời sớm hơn hẳn so với câu "xác nhận giúp em nhé".

Bước 3: Nhắc những người chưa trả lời

Khoảng một đến hai tuần trước ngày chốt với nhà hàng, hãy xem ai chưa xác nhận rồi nhắn riêng. Đừng gửi đồng loạt, tin nhắn riêng lịch sự và hiệu quả hơn.

Mẫu tin nhắn nhắc bạn bè

Ê [Tên], đám cưới tụi mình sắp tới rồi nè. Bạn bấm xác nhận trong thiệp giúp mình với nha, để mình báo số bàn cho nhà hàng. [Link thiệp]

Mẫu tin nhắn nhắc đồng nghiệp, người lớn

Dạ em chào anh/chị. Em xin phép nhắc lại lễ cưới của em vào [giờ], [ngày]. Nếu anh/chị sắp xếp được, anh/chị báo giúp em để em chuẩn bị chỗ ngồi chu đáo ạ. Em cảm ơn anh/chị nhiều. [Link thiệp]

Với ông bà, cô bác lớn tuổi, cách tốt nhất vẫn là gọi điện hoặc nhờ bố mẹ hỏi giúp.

Bước 4: Chốt số với nhà hàng

Hãy hỏi ngay từ lúc ký hợp đồng các điều sau, vì mỗi nhà hàng một quy định:

1. Hạn báo số bàn cuối cùng là bao nhiêu ngày trước tiệc.
2. Số bàn dự phòng được phép và cách tính tiền nếu dùng hoặc không dùng tới.
3. Được tăng, giảm tối đa bao nhiêu bàn so với hợp đồng.
4. Bàn trẻ em và suất cho đội ngũ chụp ảnh, ban nhạc tính thế nào.

Khi chốt, cộng số khách đã xác nhận đến, số người đi kèm, rồi ước lượng thêm cho nhóm chưa trả lời. Xem thêm cách tính số mâm cỗ cưới để quy đổi ra số bàn.

Mốc thời gian gợi ý

Đây chỉ là khung tham khảo, bạn điều chỉnh theo hạn trong hợp đồng với nhà hàng. Xem chi tiết về thời điểm mời ở bài nên gửi thiệp trước bao lâu.

Theo dõi số khách trên TLwed

Trên TLwed, mỗi lượt xác nhận được ghi lại ở trang quản lý thiệp: ai đến, ai không, tổng số người đi cùng. Từ gói Chuẩn bạn có thêm danh sách khách mời và xuất Excel gửi nhà hàng. Gói Trọn vẹn có link thiệp riêng cho từng khách kèm số bàn, nên khách mở thiệp là biết mình ngồi đâu.

Nếu chưa có thiệp, bạn có thể xem hướng dẫn tạo thiệp rồi chọn một mẫu để bắt đầu.

Câu hỏi thường gặp

Nên đặt thêm bao nhiêu bàn dự phòng?

Không có con số chung, vì còn tuỳ quy định của nhà hàng và số khách chưa trả lời. Hãy hỏi nhà hàng về chính sách bàn dự phòng, rồi cân nhắc theo số khách chưa rõ của bạn.

Khách không bấm xác nhận thì tính thế nào?

Hãy nhắn riêng một lần. Nếu vẫn không có phản hồi, bạn tự ước lượng theo nhóm: người thân thường vẫn đến, khách xã giao thì khả năng thấp hơn.

Có nên hỏi thẳng khách có đi không?

Có, nếu hỏi lịch sự và cho khách đường lui, ví dụ "nếu bận thì anh chị cứ báo em không sao ạ". Khách cảm thấy thoải mái thì trả lời thật hơn.